Turto bankas įdiegė centralizuotą klientų savitarnos sistemą

Valstybės nekilnojamąjį turtą valdanti ir jo priežiūrą užtikrinanti valstybės įmonė Turto bankas įdiegė centralizuotą klientų savitarnos sistemą, kuri leidžia gauti, valdyti ir spręsti klientų užklausas vieno langelio principu, užtikrinti darbų vykdymo kontrolę bei kokybę. Ši sistema buvo įdiegta įgyvendinant Europos Sąjungos fondų lėšomis finansuojamą projektą, kuriuo siekta tobulinti centralizuotą valstybės turto valdymą ir priežiūrą.

„Įgyvendindami valstybės administracinio nekilnojamojo turto centralizaciją, turėjome ne tik perimti turtą iš kitų valdytojų, kartu perėmėme tūkstančius skirtingų sutarčių, tiekėjų, įsipareigojimų. Naujoje sistemoje turime susistemintą esminę informaciją apie kiekvieną mūsų valdomą objektą, juose įsikūrusius klientus ir objektą aptarnaujančius tiekėjus, galiojančias sutartis, visą su objektu susijusią dokumentaciją. Klientai turi prieigą ir gali teikti užklausas, registruoti avarijas, gedimus, stebėti vykdymą, teikti papildomą informaciją tiekėjams. Sistema taip pat leidžia paprasčiau, sklandžiau ir greičiau planuoti ir vykdyti periodinės priežiūros darbus“, – naujosios sistemos privalumus vardija Jonas Stravinskas, Turto banko Turto valdymo departamento direktorius.

Turto banke įdiegta „Granlund Manager“ nekilnojamo turto priežiūros ir energijos vartojimo optimizavimo bei stebėjimo programinė įranga. Šiuo metu šia savitarnos sistema gali naudotis daugiau nei 140 Turto banko klientų, kurie įsikūrę maždaug 700 skirtingų objektų visoje Lietuvoje. Kas mėnesį vidutiniškai registruojama 400–500 užklausų, daugiau nei trečdalį jų sudaro įvairių gedimų registravimas, apie 5 proc. – avarijos.

„Vykdydami valstybės turto centralizaciją siekiame užtikrinti paslaugų kokybę, kokybiniai reikalavimai įtraukiami į sutartis su tiekėjais. Savitarnos sistema leidžia stebėti, per kiek laiko sureaguojama į užregistruotus atvejus, kaip greit jie sprendžiami. Žinoma, prireikė šiek tiek laiko sistemos vartotojams įgusti naudotis sistema, tačiau akivaizdus yra laiko, per kurį sureaguojama į užklausas pokytis. Jei pirmąjį šių metų pusmetį vidutiniškai jis buvo apie 12 valandų, tai dabar iki 3-4 valandų ir toliau mažėja“, – gerėjančia klientų aptarnavimo kokybe džiaugiasi J. Stravinskas.

Klientų užklausų valdymo sistema buvo viena iš trijų dalių, kurios sudarė ES lėšomis finansuojamą projektą. Pirmuoju etapu – 2018 m. – buvo įdiegta nauja apskaitos sistema, kuri ženkliai supaprastino pirkimo dokumentų valdymo ir apdorojimo procesą.

„Naujoje sistemoje žengėme prie dalinio sąskaitų faktūrų suvedimo automatizavimo. Anksčiau tie patys dokumentai buvo apdorojami tris kartus, naudojantis dviem skirtingomis sistemomis, dėl to būdavo ne tik sugaištama daug laiko, bet ir atsirasdavo klaidų, duomenų neatitikimų,  vėluodavo ataskaitos, ilgai užtrukdavo sąskaitų apdorojimas bei išrašymas, nuolat sulaukdavome klientų nepasitenkinimo. Akivaizdus šio darbo rezultatas – beveik septyniskart sumažėjęs klientų užklausų dėl gautų sąskaitų skaičius“, – sako Ernestas Česokas, Turto banko Finansų departamento direktorius.

Trečioji ES finansuojamo projekto dalis buvo susijusi su Valstybės turto informacinės paieškos sistemos (VTIPS) tobulinimu. Turto bankas yra šios sistemos tvarkytojas, o duomenis į ją teikia valstybės nekilnojamojo turto valdytojai, kurių šiuo metu yra 494, sistema naudojasi per du tūkstančius vartotojų. Bendradarbiaujant su valstybės įmone Registrų centru taip pat buvo sukurta integracija, kurios dėka pakanka duomenis suvesti į VTIPS, o į nekilnojamojo turto registrą (NTR) jie perduodami automatiškai. Paskutiniu šios sistemos tobulinimo etapu buvo atverti sandorių valstybės nekilnojamuoju turtu duomenys.

Nuo šių metų rugpjūčio tinklalapyje www.valstybesturtas.lt pradėtos skelbti patikėjimo, panaudos, nuomos, o taip pat pardavimo sutartys su privačiais bei juridiniais asmenimis dėl valstybės nekilnojamojo turto. Viešinamas valstybei priklausančio objekto adresas, unikalus numeris, sutarties sudarymo ir galiojimo data; bendra nuomos kaina ir vieno kvadratinio metro kaina, kai sudaroma nuomos sutartis; pardavimo kaina, kai sudaroma pirkimo–pardavimo sutartis; teisinis pagrindas, kuriuo vadovaujantis sudaryta sutartis valstybės turtu. Kuomet sandoris sudarytas su fiziniu asmeniu, pateikiami tik nuasmeninti sandorio šalies duomenys. Skelbiami duomenys yra viešinami .csv ir .xlsx formatais, juos galima nemokamai parsisiųsti į vartotojo laikmeną, tad jie pritaikomi tolimesnėms analizėms.

Jungtinė Turto banko specialistų ir rangovų komanda projektą „Valstybės nekilnojamojo turto centralizuoto valdymo tobulinimas“ Nr. 10.1.1-ESFA-V-912-01-0018 įgyvendino 2018–2021 m. Bendra projekto vertė 1,3 mln. eurų, jis buvo bendrai finansuojamas Europos Sąjungos struktūrinių ir Europos socialinio fondo lėšomis. Projektas parengtas pagal 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programos 10 prioriteto „Visuomenės poreikius atitinkantis ir pažangus viešasis valdymas“ 10.1.1-ESFA-V-912 priemonę „Nacionalinių reformų skatinimas ir viešojo valdymo institucijų veiklos gerinimas“.