Biurų tendencijos: ar ne per daug norime iš plytų?

Biurai suplanuoti pagal veiklos pobūdį (angl. activity based office) nebėra jokia naujiena privačiame sektoriuje Lietuvoje, pirmosios valstybės įmonės taip pat jau pasuko šiuo keliu. Tačiau ar ši koncepcija gali būti sėkmingai taikoma viešajame sektoriuje?

Galimybė sukurti šį tą geresnio

„Mano darbas padėti, vesti už rankos klientus, kad jie kuo efektyviau galėtų rekonstruoti ar vystyti statybų projektus, kurdami į žmogų orientuotas darbo vietas, kad visuose didžiuliuose statybų projektuose nebūtų pamiršta, kam jie yra sugalvoti“, – taip save pristato Agnė Žemaitė, Londone dirbanti, tarptautinės infrastruktūros konsultacijų kompanijos AECOM vyresnioji pokyčių konsultantė.

Pasak jos, biuro orientuoto į veiklas koncepcija nėra nauja, atsiradusi ir aktyviai taikoma pasaulyje nuo maždaug 2000-ųjų. Jos atsiradimą paskatino technologijų raida ir to pasėkoje atsiradęs lankstumas, technologijos išlaisvino žmogų, jis nebeturi sėdėti vienoje vietoje, kad atliktų tam tikras užduotis.

Organizacijos, kurios galvoja, kad gali pilnai grįžti į taip kaip buvo iki pandemijos, praleidžia galimybę sukurti kažką nauja, geresnio, o kartu padėti darbuotojams ir juos motyvuoti

Agnė Žemaitė, tarptautinės infrastruktūros konsultacijų kompanijos AECOM vyresnioji pokyčių konsultantė

„Kaip namuose turime skirtingas erdves, skirtingiems poreikiams, vienur valgome, kitur miegame, sportuojame, prausiamės ir taip toliau, taip ir activity based biure – erdvės projektuojamos pagal tai, kokiai užduočiai atlikti jos skirtos“, – teigia ekspertė.

Po pandemijos iškilo darbuotojų motyvacijos klausimas, kuris aktualus ne tik privačiam, bet ir viešajam sektoriui. „Biurai liko tie patys, bet mes pasikeitėme ir išmokome dirbti kitaip. Ko eiti į biurą, jei rašyti dokumentus ir siųsti el. laiškus puikiai galiu namuose? Atsiranda aukštesni reikalavimai biurui, į jį einu, nes turiu tikslą susitikti, bendrauti, t.y. gauti to, ko dirbdamas namuose gauti negaliu“, – tvirtina A. Žemaitė.

Globalios tendencijos tokios, kad sėkmingiausi biurai tie, kurie turi, ką pasiūlyti papildomai nei tik darbo stalus ir pilką korporatyvinę aplinką, erdvės turi įkvėpti žmones, turi skatinti bendradarbiavimą ir kūrybiškumą.

„Organizacijos, kurios galvoja, kad gali pilnai grįžti į taip kaip buvo iki pandemijos, praleidžia galimybę sukurti kažką nauja, geresnio, o kartu padėti darbuotojams ir juos motyvuoti“, – įsitikinusi projektų pokyčių ekspertė.

Ar ne per daug norime iš plytų?

„Gali kilti klausimas, ar ne per daug norime iš plytų? Kiekviena organizacija susideda iš daugelio dalykų: žmonių, tvarkų, reglamentų, funkcijų, paslaugų, ritualų, viešų pareiškimų ir panašiai. Pastatas – tik ledkalnio viršūnė, tačiau jis gali turėti didžiulės įtakos jame dirbantiems žmonėms, organizacijai, jos kultūrai, gali paskatinti pokyčius ir tapti organizacijos kultūros nešėju“, – įsitikinusi A. Žemaitė.

Prieš trejus metus pokyčiams ryžosi SEB bankas persikeldamas iš penkių skirtingų pastatų Vilniaus mieste į vieną centrinę būstinę sostinės Konstitucijos prospekte. Projektu buvo siekiama sukurti inovatyvią aplinką darbuotojams, atviras visuomenei erdves ir tausoti aplinką. Pastarasis tikslas įgyvendintas su kaupu – pastatas pirmasis Baltijos šalyse buvo įvertintas BREEAM Outstanding New Construction sertifikatu.

Didžioji dauguma kolegų yra patenkinti skirtingomis darbo erdvėmis, geromis sąlygomis bendradarbiauti, taip pat siūlo idėjas kaip pagerinti darbą SEB būstinėje, ko ir siekėme kurdami įtraukią darbo aplinką

Kristina Astrauskienė, SEB banko Personalo departamento vadovė

Darbuotojams skirta erdvė buvo kuriama pagal activity based koncepciją ir planuojama kartu su darbuotojais, atsižvelgiant į jų veiklos pobūdį. Pagal tai įrengtos skirtingos erdvės biure:  įprastos darbo vietos atviroje erdvėje, alternatyvios darbo ir bendradarbiavimo erdvės, susitikimų kambariai ir nedidelės patalpos, konfidencialioms užduotims atlikti, o vasarą galima darbuotis terasoje ant stogo.

Per trejus metus įmonė jau sukaupė darbo tokiame biure patirtį, periodiškai atlieka darbuotojų apklausas, analizuoja pastato užimtumo duomenis ir gali įvertinti skirtingų darbo erdvių pranašumus bei trūkumus.

„Didžioji dauguma kolegų yra patenkinti skirtingomis darbo erdvėmis, geromis sąlygomis bendradarbiauti, taip pat siūlo idėjas kaip pagerinti darbą SEB būstinėje, ko ir siekėme kurdami įtraukią darbo aplinką. Stebime išaugusį susitikimų kambarių poreikį, peržiūrime alternatyvių darbo vietų funkcionalumą, rūpinamės darbuotojų poilsiu, tad įrengėme poilsio kambarį tiek Vilniuje, tiek kituose miestuose esančiuose biuruose“, – dalijasi patirtimi SEB banko Personalo departamento vadovė Kristina Astrauskienė.

Biuras pagal poreikius

Jungtinėje Karalystėje neseniai buvo pristatyta viešojo sektoriaus įstaigų spiečių (angl. hub) idėja. Šiuo metu jau veikia 8 tokie spiečiai, dar 8 planuojami. Panašiu keliu eina ir suomiai. Suomijos valstybės turto valdytojai iš 900 įvairių institucijų atstovybių regionuose ketina sukurti apie 90 spiečių, kuriuose būtų teikiamos visos paslaugos gyventojams. Dar vienas tokios centralizacijos pavyzdžių – ministerijų miestelis Osle, kurio patirtimi naudojamasi panašų projektą vystant Lietuvoje.

Siekiama sukurti biurą, kuris būtų lankstus ir prisitaikytų prie ateities poreikių, kurių mes dabar dar nežinome

Agnė Žemaitė, tarptautinės infrastruktūros konsultacijų kompanijos AECOM vyresnioji pokyčių konsultantė

„Kokie buvo tokių sprendimų motyvai? Tokie patys, kaip ir privačiame sektoriuje: kaip sukurti geresnes sąlygas produktyviam darbui, kaip paskatinti bendradarbiavimą tiek organizacijų viduje, tiek vienų su kitomis, kurti bendruomenę, daryti teigiamą įtaką žmonių sveikatai ir aplinkai. Siekiama sukurti biurą, kuris būtų lankstus ir prisitaikytų prie ateities poreikių, kurių mes dabar dar nežinome“, – kalba A. Žemaitė.  

Lietuvoje sutapo taip, kad activity based tipo biurai ėmė populiarėti prieš pandemiją, o jos metu ir po jos išryškėjo tokių biurų suteikiamas lankstumas ir kiti privalumai, kurie ypač aktualūs besikeičiančiai darbuotojų kartai.

„Naujasis mūsų pastatas suplanuotas taip, kad visas jo erdves galima transformuoti pagal poreikį. Tai tapo dideliu pranašumu pandemijos metu, nes galėjome geriau užtikrinti biure dirbančių žmonių ir klientų saugumą, o dabar, kai darbuotojai grįžo į biurą, galime efektyviai išnaudoti skirtingas jo erdves. Pastato transformatyvumas taip pat padeda pritaikyti erdves įvairaus dydžio renginiams: nuo kelių šimtų žiūrovų konferencijos iki jaukaus kamerinio vakaro“, – SEB pavyzdžiu dalinasi K. Astrauskienė.

Projektas ateities valstybininkams

Didžiąją dalį Lietuvoje esančio valstybės administracinio turto valdantis Turto bankas taipogi paskelbė apie savo ambiciją kurti šiuolaikiškus biurus viešojo sektoriaus darbuotojams. 

Tokie projektai, kaip A. Goštauto kvartalas yra ateities projektai ir personalo atsinaujinimo klausimas yra labai svarbus, jei viešasis sektorius nori išlikti konkurencingu darbdaviu

Inga Urbonaitė-Vadoklienė, architektė, Turto banko konsultantė

Viešajam sektoriui priklausančio nekilnojamojo turto portfelyje daugeliu atveju yra senstantys, modernistinio stiliaus biurų pastatai, nemažai yra kultūros paveldo objektų. Juos būtina modernizuoti, didinti jų tvarumą, taupyti energijos išteklius ir įveiklinti atsinaujinančius energijos šaltinius, mažinti šiltnamio efektą sukeliančių dujų emisijas. Kartu siekiama pertvarkyti vidaus erdves, pastatai turi tapti prieinami individualių poreikių turintiems žmonėms, norima sukurti šiuolaikiškas darbo ir klientų aptarnavimo sąlygas, biurus, kuriuose norės dirbti ateities kartos.

„Pačios institucijos ir jų darbo kultūra keičiasi, įsitvirtina nauji darbo būdai. Tokie projektai, kaip A. Goštauto kvartalas yra ateities projektai ir personalo atsinaujinimo klausimas yra labai svarbus, jei viešasis sektorius nori išlikti konkurencingu darbdaviu. Nauja darbuotojų karta lygina darbo sąlygas privačiame ir viešajame sektoriuje, rinkdamiesi darbo pasiūlymą įvertina visą paketą, kurį gauna, taip pat ir biurą, atmosferą, organizacijos kultūrą ir panašiai“, – įsitikinusi architektė Inga Urbonaitė-Vadoklienė, Turto banko konsultantė.

Pasak jos, activity based koncepcija leidžia pasiūlyti skirtingų erdvių įvairovę, tačiau, kokios konkrečiai jos bus priklauso nuo kliento poreikių. Taip pat itin svarbu, kad tokie biurai būna lankstūs ir paprastai transformuojami pagal kintančius organizacijos poreikius.

„Nėra vieno recepto visiems, darbo pobūdžiai skiriasi net kiekvienos organizacijos ar atskirų jos padalinių viduje. Nerimas dėl pokyčių yra suprantamas, bet jis pasitraukia, kai kalbamasi ir ieškoma sprendimų kartu. Mūsų tikslas, kaip padaryti, kad aplinka ir erdvė būtų kuo patogesnė, sveikesnė ir patrauklesnė darbuotojui, kad ji skatintų bendradarbiavimą ir augintų darbo vietos patrauklumą“, – teigia architektė.

Vienas iš specifinių pagal veiklos pobūdį sukurtų biurų bruožų – fiksuotos darbo vietos atsisakymas. Šis sprendimas neatsiejamas nuo gero technologinio pasiruošimo.  

„Turime įgalinti žmogų judėti erdvėje ir tai susiję su procesų skaitmeninimu, mechaninio darbo ir popierinių dokumentų atsisakymu. Taigi turi keistis ir pati institucija, jos darbo procesai, kultūra. Pasikeitęs požiūris ir technologinės galimybės leidžia optimizuoti darbą, kokybiškai dirbti ir bendrauti, o kartu kur kas efektyviau išnaudoti tą patį plotą“, – mano I. Urbonaitė-Vadoklienė.

Pasak jos, tokių projektų sėkmė priklauso nuo kokybiško išpildymo, būtinas kruopštumas ir dėmesys mažiausioms detalėms, planavimui, parenkamoms medžiagoms, baldams ir sprendimams.